Para que las reuniones sean efectivas, el primer punto es brindarle la seriedad y profesionalismo que merecen. Para lograrlo se debe construir un mapa por donde transitar, para evitar tomar caminos equívocos. Siempre un punto de partida, una extensión por donde nos desplazaremos y un objetivo final.
Las reuniones son como cualquier otra acción, para que resulten positivas se debe pone empeño, disciplina, compromiso, continuidad, decisión, claridad, y determinación
Es aconsejable:
· Designar un coordinador, interno o externo (consultor)
· Definir un tema a tratar
· Proveer de la información importante para evitar postergar la toma de decisiones
· Detallar los puntos que se desean tocar, esto lo debe realizar cada uno de los integrantes de la reunión, y llevarlos por escrito.
· Acercar al coordinador los puntos que presentará cada uno
· Acordar por anticipado un horario de inicio y uno de fin que se debe cumplir sin excepciones
· Destinar un tiempo justo, evitar reuniones extensas
· Evitar alejarse de los temas a tratar, esta es tarea del coordinador, en caso que no lo hubiere, cada integrante tendrá la responsabilidad de no «irse por las ramas»
· Traducir las decisiones en acciones, de lo contrario se pierde interés en continuarlas
· Tomar nota de los puntos tratados, de las decisiones acordadas, de los responsables de que cada decisión se lleve a cabo, de los tiempos para que se ejecuten la decisiones y de la fecha y hora del próximo encuentro
Ya que no es nada fácil alcanzar estos puntos, es mejor comenzar lo antes posible, teniendo en cuenta que se cometerán errores y habrá que ir corrigiéndolos, dando pasos firmes y manteniendo la constancia.
