Los eventos son una herramienta dentro de las estrategias de marketing y comunicación que apuntan a la difusión y posicionamiento tanto de empresas, instituciones u organizaciones, como de productos y servicios.
Para la organización de un evento es necesario realizar un análisis interno, definiendo qué objetivos se buscan alcanzar, cuáles son los recursos humanos, económicos y técnicos con los que cuenta la empresa y -en función de éstos-, optar por la tipología que más se adapte a dichos objetivos y recursos. A su vez es recomendable conocer qué tipo de eventos están organizado las empresas competidoras, para poder innovar y ofrecer al público instancias más creativas y originales.
Existe una gran variedad de formas a través de las cuales las empresas pueden participar en eventos: desde ya organizando uno propio, o participando en los organizados por otras firmas, por ejemplo: exposiciones sobre temáticas relacionadas con los productos y servicios que ofrece la empresa, donde -sin tener el riesgo económico de organización- se accede al público objetivo, el usuario/consumidor potencial de sus servicios y productos.
Otra forma de participar en eventos son los auspicios económicos o a través de canjes, en actividades que -ya sea que estén o no vinculadas con sus productos o servicios- les permita crear una imagen positiva de la compañía en la mente del consumidor y generen una posibilidad de acercamiento con el público-meta, que la empresa esté interesada en captar.
Debemos tener en cuenta que la decisión de organizar un evento como instancia de difusión, puede no implicar un beneficio económico inmediato, sobre todo si sólo se participa en eventos aislados, por lo que deberían realizarse acciones con una mínima continuidad en el mediano y largo plazo, donde se puedan evaluar respuestas posteriores. En este sentido lo recomendable es fijar dentro de cada empresa un plan de trabajo que incluya la participación, a través de una agenda de eventos prefijados anualmente.
A la hora de armar un presupuesto deberían contemplarse ciertos ítems fundamentales que ayudan a delinear el tipo de evento a realizar, respondiendo a los objetivos prefijados en un comienzo:
– Público al que se desea llegar.
– Imagen, publicidad y difusión.
– Ambito de realización de los eventos.
– Forma de financiamiento: autofinanciación, cobro de aranceles de inscripción, gestión de auspicios con otras empresas.
– Dinámica del evento: desayunos de trabajo, seminarios, congresos, lanzamientos de producto, ruedas de negocios.
– Sistema de acreditación.
– Personal de apoyo.
– Servicio de Catering, dependiendo de la dinámica elegida.
– Artículos de promoción: merchandising para distribuir entre los asistentes, folletería, carpetas institucionales, banners, kioscos interactivos habilitados para la realización de juegos que incluyan (el/los) logos de la empresa o producto.
– Mobiliario, dependiendo de la imagen que se busque darle al ámbito de realización.
– Presentación, a través de proyecciones multimedia, láser y musicalización.
– Soporte técnico.
La organización de eventos es posible dentro de la estrategia de comunicación de cualquier tipo de empresa, sólo debemos plantear cuáles son los objetivos y realizar un buen análisis de los recursos con que se cuenta para cumplir con ellos.
Considerar seriamente los puntos mencionados implica transformar los gastos derivados de cualquier evento, en una inversión cuyos resultados sean mensurables en distintas instancias a mediano y largo plazo.
Paula Slythe