En las empresas se presenta un poco de aquello que es común entre las personas: la necesidad de estar «en forma». El interés de alcanzar el peso y el estado físico apropiado.
Las empresas abordan estos procesos porque no pueden sostener sus estructuras de costos y de gastos. Los ingresos que les proporcionan sus operaciones resultan insuficientes para atender las necesidades organizacionales. Y en tanto que entienden que es más sencillo «reducir» costos y gastos que incrementar ingresos, inician el «régimen».
Las teorías de negocios otorgan títulos varios a estos afanes organizacionales: los americanos lo llaman «downsizing», en Latinoamérica se hace referencia a «reestructuraciones», «reingenierías», etc.
Los títulos, las formas y las concepciones de estos procesos pueden alcanzar números similares a las «dietas» que manejan los individuos.
En los negocios, éstos afanes de alcanzar «estado», pueden presentar los mismos riesgos y problemas que una mala «dieta» le ocasiona a la salud del individuo.
La salud de las organizaciones empresariales se mide por el estado competitivo que tiene el Negocio que las sustenta.
Negocio no es lo mismo que Empresa y éste es el primer error conceptual que debe remediarse. El Negocio es la «actividad» que desarrolla la organización, el giro a través del cual alcanza «algún tipo de utilidad, interés o provecho». La Empresa es una estructura, el Negocio es una tarea, una función.
Las empresas existen por medio de un Negocio. Sin la existencia del Negocio la Empresa no tiene razón de ser.
Entre todas las tareas y funciones que soportan un Negocio, ninguna genera el mismo tipo de «utilidad, interés o provecho» que las funciones de Producción y Ventas. Por medio de estas dos funciones se perfecciona el Negocio.
Una Empresa puede llegar a carecer de todo, pero en tanto las funciones de Producción y de Ventas permanezcan sólidas sosteniendo el Negocio, los problemas se revierten. En tanto que si una Empresa considera que goza de buena salud pero sus tareas de Producción y de Ventas no lo están, nada evitará que los problemas se agudicen.
Ahora bien, no existe ninguna organización que «produzca» algo que entienda que no pueda venderse, por ello la función de Producción termina por subordinarse a la función de Ventas. Y con ello se alcanza la conclusión fundamental: la función de Ventas perfecciona el Negocio y de esta manera justifica la existencia de la Empresa.
Todos los planes, los programas de acción, las operaciones y las tareas de una empresa deben desarrollarse alrededor de los intereses del Negocio, es decir alrededor de los intereses de la función de Ventas.
Las tareas de Marketing, Finanzas, Administración, Compras y Logística, Investigación y Desarrollo, Contabilidad, Recursos Humanos, etc, etc., pertenecen a la estructura de apoyo que se forma para soportar las tareas de producción y de Ventas. Esta estructura de apoyo se llama también estructura burocrática o «Burocracia», en la acepción positiva del termino que da a entender que son actividades que se realizan en el «bureau».
El «régimen» que la Empresa debe encarar para optimizar el estado de sus estructuras de costos y de gastos debe orientarse exclusivamente hacia las funciones que forman parte de la Burocracia.
Muchas veces, la Burocracia se desarrolla desproporcionadamente en las empresas, al punto que «asfixia» al Negocio e impide una gestión directa y eficaz del mismo. La Burocracia se asemeja a la «grasa» en el organismo humano: su presencia y su volumen depende de un delicado equilibrio entre el beneficio y el perjuicio.
Las empresas deben entender que ni uno sólo de los gastos y costos que tienen puede justificarse si no generan un aporte concreto y eficiente al Negocio, a las Ventas.
Por otra parte, cualquier racionalización o recorte que eventualmente afecte los intereses de las funciones del Negocio, debe manejarse con el cuidado de un cirujano. Toda operación que se realiza en las funciones del Negocio puede afectar su estado competitivo y la salud de la empresa en el tiempo.
Muchas veces, es incluso apropiado «incrementar» las dimensiones de las funciones del Negocio cuando se quiere entrar en «régimen», porque de esta forma aumenta el volumen del «músculo» y se desplaza la «grasa» en la misma forma en que ello le puede suceder a un individuo.
En las empresas que están en «régimen» o en apropiado estado competitivo, las secretarias «venden» de la misma manera en que lo hace el principal responsable de ventas. La Alta Gerencia «vende» (y esto no siempre es así), igual que un supervisor de ventas. Quien contesta el teléfono «vende». Quien invita el café «vende».
Y lo que es mas importante…, también los responsables contables y financieros deben «vender», mas allá de considerar solamente la aritmética básica e insuficiente que existe en una «reducción de costos».