Se acerca fin de año, y las empresas están evaluando la realización de su fiesta de fin de año.
Marcelo Gordín, Director General de Enfasis Eventos + Contenidos, (*) empresa con más de 15 años en la organización de eventos corporativos de alta complejidad en todo el país, ofrece una serie de consejos para que la fiesta resulte un éxito.
– No deje de realizar la reunión de fin de año porque hay crisis. Considere que para muchas personas, este es un momento esperado todo el año para estar junto a sus compañeros de trabajo en un contexto descontracturado e informal. Si no puede pensar en un evento similar al de años anteriores, puede buscar opciones más austeras que le permitan brindar al personal, de todos modos, un momento de encuentro.
– No pierda de vista que la fiesta comienza con una comunicación previa, y termina con el post-evento. El espiritu «festivo» puede prolongarse en el personal mediante diferentes herramientas de comunicacion interna (por ejemplo un newsletter corporativo, carteleras y hasta un blog) para crear expectativas sobre la fiesta, y al finalizar la misma permitir la publicación de fotos y comentarios del encuentro, etc.
– Tenga en cuenta que «todo comunica»; es decir, que cada acción de la empresa está transmitiendo un mensaje institucional.
– La empresa debe analizar qué fiesta ofrece a su personal, y tratar que el mensaje resulte coherente con la comunicación corporativa que está brindando en forma cotidiana.
– No olvide que la fiesta de fin de año es un momento único, en que se reúne a todo el personal en el mismo lugar y al mismo tiempo. Hay que aprovecharlo para motivar, y potenciar el mensaje organizacional que se quiere transmitir. Mucho mas cuando hay un contexto de crisis.
– Piense en la organización con el tiempo necesario para hacer las cosas bien. Si deja todo para último momento aumentará su nivel de stress, y quizá no consiga a los mejores proveedores, lugares, etc.
– Organizar la fiesta empresaria es mucho más que contratar un salón, un catering y un disc jockey. Un Organizador Profesional de Eventos (OPE) puede ofrecerle una visión integral del evento y ayudarlo a lograr sus objetivos de comunicación, motivación, fidelización entre otros. Además puede ayudarlo a maximizar el presupuesto, dado que tiene conocimiento de muchas más opciones de las que a usted se le pueden ocurrir, y sabe como reducir costos sin descuidar la calidad del servicio. Si va a contratar un OPE, chequee sus referencias.
– Cuide a su gente. Proponga que cada invitado que acude con su vehículo sea un «conductor responsable» y que no ingiera alcohol durante el encuentro; defina como realizará la evacuación del salón en caso de ser necesario; compruebe la existencia y utilidad de matafuegos; tenga en el evento ambulancias y bomberos si la situación lo amerita.
Observando estas sugerencias, el festejo se convertirá en un buen momento para todos, cumpliendo las expectativas tanto de los organizadores como de los participantes.
(*) Enfasis Eventos + Contenidos (www.enfasiseventos.com) se dedica a la organización de eventos corporativos de alta complejidad, en todo el país. Tiene más de 15 años de permanencia en el mercado. Su cartera de clientes incluye a las 100 empresas más importantes de Argentina, a las que brinda su expertise en el diseño, logística, organización y realización de eventos. Posee también oficinas en Chile, y cuenta con la certificación de la norma ISO 9001:2000.