Esa persona que logra completar todos los pendientes no es Superman, simplemente tiene una agenda de trabajo ordenada.
En las ventas aprendemos a dar a conocer los beneficios en lugar de las características. Teniendo eso en mente, para poder hacer el doble de actividades de las que normalmente haces, debes maximizar tu productividad haciendo un calendario de las tareas pendientes. Esto es importante ya que la clave para ser exitoso es vivir al máximo no sólo cada semana o mes, sino cada día.
Las siguientes cinco estrategias te ayudarán a optimizar tu tiempo para que puedas aprovechar cada momento en el trabajo y en tu vida personal.
1. Júntate con tu equipo. Reunirte con tu equipo por las mañanas te dará la oportunidad de dejar en claro las cosas que se deben hacer para el resto del día y reforzar la cohesión del grupo, ya que todos son responsables del desempeño diario.Todo lo que se necesita son de tres a seis minutos para juntarte con tus compañeros, departamento o equipo de liderazgo y asegurarte de que todos estén el mismo canal.
Todos los que estén ahí deben establecer sus metas para ese día y pedir ayuda de ser necesario. Si no tienes un equipo, aproxímate a tu entrenador, supervisor directo o amigo de cuentas para organizar tu día. Con este tipo de reuniones, las personas se mantendrán alertas y eficientes.
2. Haz lo más difícil e importante de tu lista de pendientes. Usualmente no queremos hacer las cosas más difíciles primero, pero es mucho mejor cumplir lo que yo llamo “crucial” mientras tengas la energía. Cuando pienses en lo más importante del día, pregúntate qué puedes hacer hoy que le dé más valor a tu empresa.
Pon en una lista las tareas al principio de la semana y revísala cada noche. Sólo después de que hayas cumplido el trabajo más importante podrás empezar las cosas que requieran menos energía, como revisar tu correo (no lo hagas sin tener una estrategia primero)
3. Ten una estrategia de email. Es muy fácil perderse en los correos electrónicos. Para bien o para mal, vivimos en una cultura saturada por los smartphones, pero no todo correo que llega requiere de una respuesta inmediata. Si tienes una política de respuesta para los correos, podrás ahorrarte tiempo y te ayudará a ser mucho más productivo.
Revisa tu bandeja de entrada únicamente cuando lo tengas indicado en tu calendario. Contesta los correos que tengan mayor relevancia y recuerda, sólo debes dedicar cierto tiempo para responder y adherirte al plan. Los que no sean tan importantes, podrás responderlos en algún tiempo que tengas entre actividades.
No pases más tiempo del planeado en tu bandeja de entrada. Si hay emergencias levanta el teléfono o haz una cita con la persona. No confíes en los emails para resolver problemas o tratar situaciones muy delicadas.
4. Crea una estrategia de juntas. Una reunión sin agenda es una pérdida de tiempo. Pide desde antes los objetivos y agenda de cada junta a la que atiendas. Las juntas que requieran que tomes decisiones muy complicadas mándalas a la segunda parte de tu día para que tengas suficiente tiempo de completar las tareas importantes.
5. Come solo/a a veces. El libro de Keith Ferrazzi “Nunca comas solo” ha sido un elemento básico para los negocios y los emprendedores durante casi una década. Se casa con la idea de que los empresarios deben usar la hora de la comida como networking.
Es un buen consejo, pero no tienes que hacerlo en persona. Usa esa hora para contactar a la gente vía email, LinkedIn o por teléfono. La meta es que te pongas en contacto con regularidad para saludarlos no sólo para pedirles algo. Dicho eso, a veces la cosa más importante que puedes hacer es recargar tus baterías para la segunda parte del día. Tú eliges, mientras estés siguiendo tu plan.
El pegamento juntando estas estrategias es igual a la palabra planear. Trata cada día como un regalo al planear y medir tu tiempo.
Autor: Sean Kelly
